Bewirtungskosten als Solo-Freelancer absetzen: Was du wissen musst

Geschäftsessen, ein Kaffee mit dem Kunden, das Mittagessen mit einem potenziellen Kooperationspartner – Bewirtungskosten begegnen dir als Soloselbständigem regelmäßig. Aber wann darf man sie steuerlich abziehen, und wann nicht? Dieser Ratgeber gibt dir einen kompakten Überblick – zugeschnitten auf Freelancer und Selbständige ohne Angestellte.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und damit zusammenhängende Nebenleistungen (z. B. Trinkgeld, Garderobengebühr), die aus geschäftlichem oder betrieblichem Anlass entstehen. Entscheidend ist dabei immer die Frage: Wer wird bewirtet – und warum?

Je nach Antwort gelten völlig unterschiedliche steuerliche Regeln.

Bewirtung von Geschäftspartnern: Die 70-Prozent-Regel

Wenn du Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner bewirtest, gilt die klassische 70-Prozent-Regelung nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG:

•       70 % der Kosten sind als Betriebsausgabe abziehbar.

•       30 % sind steuerlich nicht abzugsfähig – unabhängig von der Höhe des Betrags.

•       Die Vorsteuer ist trotzdem vollständig abziehbar (soweit du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist). Eine Ausnahme gibt es: Beim Trinkgeld ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Es muss daher separat (aber auch mit der 70/30 Aufteilung) erfasst werden.

Warum sind 30 % nicht abziehbar?

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bei einer Bewirtung von Geschäftspartnern immer auch eine private Mitveranlassung besteht – schließlich isst und trinkt der Gastgeber selbst mit. Da sich der private und der geschäftliche Anteil in der Praxis nicht sauber trennen lassen, hat der Gesetzgeber eine pauschale Lösung gewählt: 30 % gelten typisierend als privat veranlasst und sind daher nicht abziehbar.

Das ist eine bewusste Vereinfachung. Es kommt nicht darauf an, ob du selbst mitgegessen hast oder nicht, und auch nicht darauf, ob dein Essen besonders günstig oder teuer war. Die 30 % sind schlicht nicht abzugsfähig – ohne Ausnahme.

Wichtig: Die Kosten müssen angemessen sein. Ein Drei-Sterne-Dinner für ein erstes Kennenlerngespräch kann das Finanzamt als unangemessen beanstanden.

Aufmerksamkeiten: Kaffee, Tee, Gebäck – keine Bewirtung

Es gibt eine wichtige Ausnahme vom Bewirtungsbegriff: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang sind nach R 4.10 Abs. 5 S. 9 Nr. 1 EStR gar keine Bewirtung im steuerlichen Sinne – und fallen damit weder unter die 70-%-Regel noch unter die besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG. Gemeint sind kleine Gesten der Höflichkeit: Kaffee, Tee, Gebäck, die anlässlich einer betrieblichen Besprechung gereicht werden. Die Höhe der Aufwendungen spielt dabei ausdrücklich keine Rolle (R 4.10 EStR).

Der entscheidende Unterschied liegt also nicht im Betrag, sondern im Kontext:

•       Kaffee beim Kunden im Büro oder im eigenen Meetingraum – Aufmerksamkeit, 100 % abziehbar, keine Dokumentationspflicht.

•       Cappuccino mit dem Kunden im Café – Bewirtung, 70 % abziehbar, volle Dokumentationspflicht.

Auf die Höhe kommt es bei echter Bewirtung dagegen nicht an: Auch ein 3-Euro-Cappuccino, den du im Café für einen Kunden bezahlst, ist eine Bewirtung im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – mit allen formalen Anforderungen. In der Praxis wird das Finanzamt bei Kleinstbeträgen selten nachfassen. Das ist aber keine gesetzliche Ausnahme, sondern schlicht fehlende Prüfungsenergie.

Jeder zahlt seine eigene Rechnung

Kein Abzug ist möglich, wenn beim Treffen mit einem Geschäftsfreund jeder seine eigene Rechnung bezahlt. In diesem Fall liegt keine Bewirtung vor – du trägst keine Aufwendungen für eine andere Person. Es fehlt damit an der Grundvoraussetzung des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, der voraussetzt, dass du als Gastgeber die Kosten für andere übernimmst.

Das gilt auch dann, wenn das Treffen eindeutig geschäftlichen Charakter hatte. Die eigenen Verzehrkosten sind in diesem Fall Eigenbewirtung und damit – wie oben beschrieben – ebenfalls nicht abziehbar.

Mitgebrachte Familienmitglieder – wessen Ehepartner ist dabei?

Ein häufiger Fallstrick entsteht, wenn beim Geschäftsessen Familienmitglieder anwesend sind. Hier kommt es entscheidend darauf an, wessen Familienmitglied mitkommt.

Eigener Ehepartner: Die Kosten, die auf den eigenen Ehepartner entfallen, sind vollständig nicht abziehbar – weder zu 70 % noch anteilig. Für den eigenen Ehepartner fehlt es an der betrieblichen Veranlassung vollständig. Seine oder ihre Teilnahme gilt als privat, unabhängig davon, ob er oder sie selbst auch geschäftlich tätig ist oder das Gespräch mitverfolgt.

In der Praxis bedeutet das: Der auf den eigenen Ehepartner entfallende Kostenanteil muss aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet werden, bevor die 70-%-Regel auf den verbleibenden Betrag angewendet wird.

Beispiel: Geschäftsessen mit einem Kunden, eigener Ehepartner ist dabei. Die Rechnung beträgt 150 Euro für drei Personen, also 50 Euro pro Person.

•       50 Euro (eigener Ehepartner) → vollständig nicht abziehbar

•       100 Euro (Gastgeber + Kunde) → davon 70 % = 70 Euro abziehbar

Ehepartner des Kunden: Hier gilt etwas anderes. Der Ehepartner des Kunden wird steuerlich wie der Kunde selbst behandelt, sofern seine Anwesenheit geschäftlich üblich ist. Bei einem Abendessen in gesellschaftlichem Rahmen ist die Mitnahme des eigenen Ehepartners durch den Kunden durchaus üblich und akzeptiert – die anteiligen Kosten sind dann ebenfalls zu 70 % abziehbar.

Das Finanzamt prüft hier aber den Anlass und den Rahmen: Bei einem formellen Mittagessen unter vier Augen wirkt ein mitgebrachter Ehepartner des Kunden eher privat. Bei einem Abendessen mit gesellschaftlichem Charakter ist es dagegen gängige Praxis.

Eigenbewirtung: Wenn du dich selbst bewirtest

Isst du allein – ohne Geschäftspartner oder Mitarbeiter – und buchst die Rechnung als Betriebsausgabe, handelt es sich um Eigenbewirtung. Diese ist grundsätzlich nicht abziehbar.

Das Mittagessen allein im Restaurant, der Kaffee auf dem Weg zum Kunden, das Frühstück im Homeoffice – das sind private Lebenshaltungskosten, auch wenn sie während der Arbeitszeit entstehen.

Ausnahme: Bei Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen) gelten die allgemeinen Reisekostenregeln mit Verpflegungsmehraufwendungen – aber das ist ein eigenes Thema. Hinzu kommt: Der Vorsteuerabzug aus Bewirtungsbelegen auf Dienstreisen ist grundsätzlich möglich, steht aber für Soloselbständige häufig in keinem vernünftigen Verhältnis zum Aufwand – Beleg aufheben, scannen, erfassen, buchen, und auch der Steuerberater muss sich damit befassen. Bei kleinen Beträgen lohnt sich das selten.

Bewirtung von Mitarbeitern

Als Soloselbständiger ohne Angestellte ist dieses Thema für dich in der Regel nicht relevant. Sobald du Mitarbeiter beschäftigst, gelten hier eigene Regeln – insbesondere rund um Lohnsteuer, geldwerte Vorteile und Freigrenzen. Das ist ein eigenes Thema, auf das ich in einem gesonderten Beitrag eingehe. Freelancer die für dich arbeiten sind keine Mitarbeiter, sondern Geschäftspartner.

Formale Voraussetzungen: Gesonderte Aufzeichnung (§ 4 Abs. 7 EStG)

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Bewirtungsaufwendungen scheitern – nicht weil der Anlass fehlt, sondern weil die Dokumentation lückenhaft oder zu spät ist. Das Finanzamt versagt den Abzug dann vollständig, egal wie betrieblich die Bewirtung war.

Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?

Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG i. V. m. R 4.10 Abs. 8 EStR müssen Bewirtungskosten gesondert und einzeln aufgezeichnet werden. Konkret braucht es:

1.     Namen aller bewirteten Personen (inkl. dir selbst als Gastgeber)

2.     Ort und Datum der Bewirtung

3.     Anlass der Bewirtung (nicht nur „Geschäftsessen“ – möglichst konkret: „Projektbesprechung Auftrag Müller GmbH“)

4.     Höhe der Aufwendungen (Gesamtbetrag inkl. Trinkgeld)

5.     Unterschrift des Bewirtenden (also deine)

Bei Bewirtungen in einem Restaurant muss die Rechnung maschinell erstellt und registrierungsgemäß erfasst sein – handgeschriebene Zettel reichen nicht.

Was „gesonderte Aufzeichnung“ wirklich bedeutet – und warum das viele nicht wissen

Hier sitzt der größte Fallstrick. Viele glauben: Beleg aufheben, Angaben draufschreiben, fertig. Das reicht nicht.

§ 4 Abs. 7 EStG verlangt eine gesonderte Aufzeichnung – und die Rechtsprechung ist eindeutig: Der Bewirtungsaufwand muss "zeitnah" in der Buchführung erfasst werden. Als Richtwert gilt nach der Rechtsprechung eine Frist von 10 Tagen nach der Bewirtung. Dies gilt auch, wenn der Steuerpflichtige sonst nicht zur zeitnahen Erfassung seiner Vorgänge (also zu Buchhaltung) verpflichtet ist. 

Und jetzt die unbequeme Frage: Was ist mit monatlicher Buchführung?

Viele Selbständige sammeln ihre Belege und übermitteln sie einmal im Monat an ihren Steuerberater. Der bucht sie dann – also unter Umständen drei, vier oder fünf Wochen nach der Bewirtung.

Streng genommen ist das zu spät. Die 10-Tage-Frist wäre längst abgelaufen. In der Praxis beanstandet das Finanzamt bei laufender Buchführung regelmäßig nicht, solange die Belege selbst zeitnah ausgefüllt wurden. Aber das ist keine gesetzliche Ausnahme – das ist Praxis-Toleranz, auf die man sich im Streitfall nicht zuverlässig berufen kann.

Wer sichergehen will: Beleg sofort nach der Bewirtung vollständig ausfüllen, scannen und in sein Buchhaltungssystem hochladen. Das dauert zwei Minuten und ist die einzige Methode, die wirklich wasserdicht ist.

Wer keine laufende Buchführung führt, könnte theoretisch auch eine gesonderte Tabelle (z. B. eine Bewirtungsliste in Excel) führen – das ist aber deutlich unsicherer und im Streitfall kaum durchzusetzen.

Nachträgliche Ergänzungen

Das Finanzamt erkennt nachträgliche Eintragungen – also Angaben, die erst Wochen oder Monate später ergänzt wurden – regelmäßig nicht an. Das gilt für den Beleg selbst genauso wie für die Buchung. Wer den Kassenbon aus dem letzten Quartal erst jetzt mit Namen und Anlass versieht, hat schlechte Karten.

Fazit: In der Praxis sind erheblich mehr Bewirtungsaufwendungen nicht absetzbar, als viele ahnen – nicht wegen des Anlasses, sondern wegen der Dokumentation. 

Zusammenfassung auf einen Blick

Fazit

Bewirtungskosten richtig abzusetzen ist keine Frage der Kreativität, sondern der Sorgfalt. Die steuerlichen Regeln sind klar – aber die Dokumentation entscheidet. Wer die formalen Anforderungen nicht erfüllt, riskiert, dass selbst berechtigte Betriebsausgaben im Rahmen einer Betriebsprüfung gestrichen werden.

Wenn du unsicher bist, wie du Bewirtungsbelege in deinem System richtig erfasst oder welche Kosten in deiner Situation abziehbar sind – melde dich gerne.

Relevante Normen

§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EstG

§ 4 Abs. 7 EstG

R 4.10 Abs. 5 S. 9 Nr. 1 EStR

R 4.10 Abs. 8 EStR